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Subsides

> Comment les subsides du RUIG sont-ils déboursés?

> Notre projet a été accepté/ a déjà démarré, mais nous n'avons pas reçu la première tranche de financement. Pourquoi?

> Des fonds originellement budgétés pour un poste ont besoin d'être réattribués dans le budget. Que faire?

> Nous souhaitons recevoir la seconde tranche des subsides. Que faire?

> Notre rapport intermédiaire/final ne sera pas prêt à temps. Pouvons-nous jouir d'une prolongation?

> Nous avons besoin de la dernière tranche de financement mais notre rapport final est encore inachevé. Que faire?

> Notre budget sera-t-il acceptable dans une autre monnaie que les Francs Suisses?

> Nous avons besoin de financement supplémentaire. Que faire?

> Le RUIG peut-il demander un audit?


Comment les subsides du RUIG sont-ils déboursés?
Les fonds seront en principe déboursés en trois tranches: 40% au début du projet, 40% après réception du rapport intermédiaire, et 20% lors de son achèvement. Les tranches sont déboursées sur réception d'une demande formelle de déboursement de la part du coordinateur. Après approbation, le transfert peut prendre plusieurs jours.

Notre projet a été accepté/ a déjà démarré, mais nous n'avons pas reçu la première tranche de financement. Pourquoi?
Si vous n'avez pas reçu les fonds, veuillez vous assurer que vous avez soumis le Memorandum of Understanding (MoU) et le budget final signé par les partenaires du projet; que vous avez envoyé au RUIG les détails complets du compte en banque séparé pour le projet; que vous avez addressé une demande écrite de déboursement de la première tranche. Si toutes ces démarches ont déjà été faites, veuillez contacter le Secrétariat du RUIG.

Des fonds originellement budgétés pour un poste ont besoin d'être réattribués dans le budget. Que faire?
Le RUIG doit être avisé par écrit de tout changement dans le budget et l'allocation aux postes, et doit les avoir approuvés, avant qu'ils ne puissent entrer en vigueur. Tous les changements doivent être proposés avec la condition préliminaire qu'aucune dérogation aux règles de base sur l'utilisation des subsides ne sera faite (voir les Droits et devoirs de bénéficiaires de subsides du RUIG), toutefois des ajustements ad hoc, lorsqu'ils sont justifiés et demandés par écrit, ne posent généralement pas de problème.

Nous souhaitons recevoir la seconde tranche des subsides. Que faire?
Veuillez vous assurer que vous avez soumis le rapport intermédiaire de projet et le rapport budgétaire en conformité avec les règlements du RUIG; que le RUIG a signalé que ces rapports étaient satisfaisants; le cas échéant, que toutes les conditions supplémentaires imposées par le RUIG ont été adressées; qu'une demande écrite de déboursement de la seconde tranche a été envoyée au RUIG. Si toutes ces démarches ont déjà été faites, veuillez contacter le Secrétariat du RUIG.

Notre rapport intermédiaire/final ne sera pas prêt à temps. Pouvons-nous jouir d'une prolongation?
Des prolongations peuvent être accordées par le RUIG sur justification, toutefois dans le cas de rapports intermédiaires, ceci ne pourra pas autoriser le déblocage de la seconde tranche de financement. En outre, un accord écrit doit être sollicité.

Nous avons besoin de la dernière tranche de financement mais notre rapport final est encore inachevé. Que faire?
Le RUIG doit être informé à temps de la situation. Si la dernière tranche de financement (20%) est nécessaire au bouclage des comptes du projet mais que la recherche est encore inachevée/en cours/impubliée et ne pourra pas être remise au RUIG avant la date de fin de projet, en principe l'institution qui gère les fonds peut avancer jusqu'à 20% du total du financement. Toutefois, le remboursement par le RUIG de ce montant à l'institution est strictement dépendant de la réception par le RUIG du rapport et du budget finaux.

Notre budget sera-t-il acceptable dans une autre monnaie que les Francs Suisses?
Les budgets devraient être présentés en Francs Suisses (CHF). S'il n'y a pas d'alternative, et pourvu que l'institution note le taux de change effectif du jour où les fonds ont été reçus et de celui où les fonds ont été dépensées, le RUIG accepte de recevoir ces rapports en Dollars US (USD). Ceci peut causer des retards. Toutes les autres règles en place concernant le financement conservent leur application, particulièrement en ce qui concerne la présentation du budget et le cofinancement.

Nous avons besoin de financement supplémentaire. Que faire?
Il n'y a pas de possibilité d'obtenir un financement complémentaire de la part du RUIG à moins qu'une "réserve" pré-établie au moment de l'acceptation du projet ait été agréée (par exemple pour une publication). Généralement, des conditions sont attachées à une telle "réserve".

Le RUIG peut-il demander une audit?
Oui, le MoU prévoit que toutes les dépenses encourues dans le cadre de ce projet puissent faire l’objet d’un audit d’une ampleur correspondant aux usages et en relation avec les montants reçus.