Règles concernant l'utilisation des subsides
En général, le RUIG transfère les fonds à la tierce partie qui est responsable de la gestion du projet. Dans la plupart des cas, il est préférable que les fonds versés par le RUIG transitent par l'institution académique fondatrice du RUIG qui cautionne le projet. Le RUIG peut avancer, avant même le début du projet, jusqu'à 75% de la somme approuvée. Le solde du coût réel du projet, à concurrence du montant approuvé par le RUIG, sera versé après réception d'un rapport de recherche ainsi qu'un rapport budgétaire muni de justificatifs, qui seront obligatoirement soumis au RUIG dans un délai de quatre mois après la fin du projet.
En principe, le RUIG n'entend pas financer les infrastructures, équipements (ordinateurs ou autres), les frais de fonctionnement pour une entité déjà existante ou les salaires autres que ceux des assistants. Le RUIG ne souhaite pas non plus subventionner les centres ou institutions qui ont besoin d'un soutien à long terme. Il est attendu des partenaires issus des institutions universitaires ou des organisations internationales qu'ils mettent à disposition des infrastructures et du personnel dans le cadre du cofinancement.
Les indemnisations pour frais de déplacement et autres allocations seront traitées selon les règles en usage auprès de l'institution universitaire où les fonds sont gérés (Unige, IUHEI ou IUED). Dans le cas où ces règles ne seraient pas applicables, le règlement du RUIG sera suivi. Le Secrétaire exécutif peut apporter des exceptions motivées à cette règle. Le RUIG se réserve le droit de fixer, dans des directives ad hoc, délais et autres exigences détaillées régissant les "Small Grants".
Le soutien financier du RUIG devra être clairement signalé sur toutes les publications relatives au projet, par la présence du logo du RUIG en plus de la phrase : Ce [projet] [colloque] [cours de formation] [etc.] s'inscrit dans le programme d'activités du Réseau universitaire international de Genève (RUIG). Pour plus d'informations relatives aux octrois de subsides, voir le document [Règlement concernant les droits et devoirs des bénéficiaires de subsides du RUIG].